INFORMATIVA SULLA PRIVACY E SULLA TUTELA DEI DATI PERSONALI
(ex art. 13/14 del reg. generale sulla protezione dei dati GDPR Reg UE 2016/679 e d.lgs 196/2003)
L’Associazione Culturale Astronomica e Scientifica M42 ha come scopo quello di rendere accessibili strumenti e conoscenza in campo astronomico scientifico a coloro che ne abbiano interesse procedendo alla divulgazione delle scienze astronomiche e naturali, all’organizzazione di eventi astronomici e naturali, all’osservazione a mezzo strumentazione ed all’organizzazione di ogni altra iniziativa in campo astronomico. I soci, nel perseguimento dello scopo sociale, si troveranno ad organizzare , se interessati, eventi rivolti al pubblico ed in tale contesto potranno essere effettuate delle registrazioni e scattate delle fotografie da eventualmente caricarsi sul sito dell’associazione o pubblicare su riviste a testimonianza delle attività svolte.
In ottemperanza agli obblighi imposti dalla legge ed al fine della gestione del rapporto associativo l’associazione M42 avrà la necessità di richiedere ad ogni singolo socio i seguenti dati : nome , cognome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo, numero di telefono e mail. Detti dati , nonché le immagini, verranno trattati, nel rispetto della normativa, solo ed esclusivamente per lo svolgimento dell’attività dell’associazione o per la gestione del rapporto associativo come ad es. per la convocazione dell’assemblee, per la richiesta di pagamento della quota associativa, per l’espletamento di obblighi di legge o assicurativi, per la corrispondenza e l’informazione, per promuovere eventi e convegni , per l’organizzazione di corsi di studio, per la diffusione dell’astronomia e delle scienze naturali .
L’Associazione M42 nel trattamento dei suddetti dati procederà alla loro corretta conservazione, in forma cartacea ed informatica, impedendo ogni illecita diffusione ed a tal fine adotterà le tecniche di sicurezza più idonee. Nell’eventualità di una violazione dei dati l’Associazione M42 procederà con la relativa comunicazione alle autorità competenti ed all’interessato. Nell’eventualità si rendesse necessario un trattamento diverso da quanto sopra indicato l’Associazione M42 procederà a richiederne l’autorizzazione all’interessato.
L’Associazione M42 non comunicherà , né diffonderà i dati a terzi se non su richiesta dell’autorità pubblica o per esigenze di legge come l’assicurazione ed al verificarsi della cessazione del rapporto associativo non tratterà più i dati.
L’Associazione M42 di seguito comunica le dovute informazioni relative alle finalità e alle modalità del trattamento dei dati personali nel rispetto dei principi di trasparenza , correttezza, licieità e protezione della riservatezza di cui alla normativa in materia.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO I dati personali inviati verranno utilizzati per lo svolgimento delle attività connesse allo Statuto ed al Regolamento Sociale di M42 e specificatamente :
-per l’iscrizione all’associazione ,
-per lo svolgimento di attività di natura amministrativa, organizzativa , finanziaria e contabile,
-per la realizzazione e l’invio di informazioni in merito ad eventi ed iniziative promosse da M42,
-per adempiere a richieste legittime dell’autorità
- per , unitamente alle immagini o registrazioni audio, finalità didattica, culturale o di studio,
-per lo svolgimento delle attività connesse allo Statuto ed al Regolamento Sociale.
MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI I dati personali sono trattati con strumenti manuali o informatici per il tempo necessario a conseguire il fine per il quale sono stati raccolti. Il trattamento è svolto dal Titolare del Trattamento e comunque da personale interno dell’Associazione; il trattamento è svolto da collaboratori esterni per l’adempimento di obblighi di legge e fiscali.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO . Il Titolare del Trattamento è l’Associazione Culturale Astronomica e Scientifica M42 con sede in Bisuschio (Va), Via Ugo Foscolo n.13 , mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. tel. +39. 348/1598599; il Responsabile del Trattamento è il Consiglio direttivo di M42.
CONFERIMENTO DEI DATI Il conferimento dei dati è facoltativo ma la mancanza di essi comporterà l’ impossibilità per l’Associazione di dare corso alla richiesta dato che il trattamento dei dati diviene in alcuni casi obbligatorio come ad esempio per l’adesione o l’esecuzione di una attività.
Se l’iscrizione è come socio ordinario e come socio sostenitore i dati personali saranno conservati in sicurezza , non ceduti né divulgati a terzi se non nei casi previsti dalla legge. I dati del socio ordinario verranno conservati non oltre il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati e potranno essere conservati oltre solo ai fini di archiviazione nel pubblico interesse come previsto dagli art. 17 comma 3 e 89 del GDPR.
Nel caso di iscrizione di soci minori di anni 16 il consenso al trattamento dei dati del minore deve essere conferito dai genitori esercenti la responsabilità genitoriale.
L’Associazione M42 ha un proprio sito web (www.assm.42.it) che offre un servizio di news letter utile per essere informati sulle attività dell’Associazione.
Se l’iscrizione è ai servizi di newsletter sarà necessaria solo una mail ed un nickname; con l’adesione alla newsletter si autorizza M42 a conservare i dati personali nei propri archivi elettronici e detti dati saranno utilizzati solo per rendere il servizio richiesto. Anche in questo caso dovrà essere letta ed accettata l’informativa privacy di M42 precisando che in ogni momento potrà essere revocato il consenso a ricevere comunicazioni. Si specifica che per la gestione di newsletter M42 utilizza quale piattaforma MailChimp presso il cui server vengono memorizzati gli indirizzi e.mail. Si consiglia di leggere la privacy policy di MailChimp. Titolare del trattamento dei dati nei servizi di newsletter è l’Associazione M42.
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Se si partecipa ad un singolo evento organizzato da M42 e dovranno essere conferiti i dati personali questi verranno conservati in sicurezza in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattate.
DIRITTI DELL’INTERESSATO Gli articoli 15 e 21 del GDPR riconoscono ad ogni interessato dei diritti. Innanzitutto l’interessato ha il diritto di ottenere in qualunque momento dal Titolare il Trattamento conferma che sia in corso un trattamento dei propri dati personali ottenendone, se del caso, copia e l’accesso ad informazioni riguardanti la finalità del trattamento, i diritti esercitabili, i destinatari o le categorie a cui i dati sono stati comunicati o lo potranno essere , i destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali , il periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati per individuare il periodo, l’esistenza di un processo decisionale automatizzato , la profilazione, informazioni sulla logica utilizzata, l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato; il diritto alla portabilità dei dati; diritto all’opposizione al trattamento; diritto di limitazione del trattamento; diritto di aggiornamento, rettifica ed integrazione dei dati ; diritto di revoca al consenso e di cancellazione ; il diritto di revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento , senza che si pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca (art.7 e comma 3); il diritto di proporre reclamo al Garante della Privacy.
Tali diritti potranno essere esercitati a mezzo l’invio di una richiesta scritta al” Titolare del Trattamento” che provvederà a rispondere nei tempi di legge.
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CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE DEI DATI I dati personali sono trattati e conservati dai “Responsabili il Trattamento” ed inseriti in sicurezza presso la sede del “Titolare il Trattamento” in forma tale da potere identificare gli interessati per un tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. I dati personali ad uso amministrativo saranno conservati per il tempo imposto dalla legge.
Eventuali modifiche che si renderanno necessarie alla presente informativa in ottemperanza a nuove leggi saranno comunicate agli interessati che potranno in ogni momento prendere visione dell’informativa e sue modifiche sia sul sito di M42, che presso la sede dell’Associazione o facendone esplicita richiesta.
Il Titolare del Trattamento
Associazione Culturale Astronomica e Scientifica M42